Directiesecretaresse | Fulltime | Zeist

Regio: Utrecht

Plaats: Zeist

Informatie over de organisatie:

Voor een toonaangevende organisatie binnen Investment Management zijn wij op zoek naar een ervaren Directiesecretaresse die twee leden van het directieteam ondersteunt. Je werkt samen met de andere directiesecretaresses als één team om de volledige directie professioneel en proactief te ontzorgen.

Jouw rol

Als Directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de hoogwaardige ondersteuning van twee directieleden. Je beheert complexe agenda’s, houdt overzicht over actiepunten en deadlines en zorgt dat besluitvorming en interne processen efficiënt verlopen.

Je werkt nauw samen met de andere directiesecretaresses en draagt actief bij aan het continu verbeteren van de ondersteuning van het directieteam. Door heldere werkafspraken, procesoptimalisatie en een consistente werkwijze zorgen jullie er gezamenlijk voor dat de directie zich volledig kan richten op haar strategische verantwoordelijkheden.

Wanneer zich urgente zaken voordoen, schakel je snel en doortastend. Je maakt agenda’s vrij waar nodig, stemt af met stakeholders en bewaakt de voortgang.

Volledige omschrijving: Wat ga je doen?

• Complex agendabeheer en actief mailboxbeheer
• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen en directie-overleggen
• Opstellen en bewaken van vergaderschema’s voor diverse gremia
• Regie houden op actiepunten en deadlines
• Beheren van het directiearchief
• Prioriteren en bewaken van deadlines
• Organiseren en boeken van (internationale) reizen
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en interne communicatie-evenementen
• Ondersteunen bij het opstellen van presentaties en korte notities
• Verwerken van facturen

Wie ben jij?

Je bent een ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van het ondersteunen van bestuurders op hoog niveau. Je bent nauwkeurig, organisatiesensitief en weet precies wanneer je moet anticiperen of bijsturen.

Je combineert sterke organisatorische vaardigheden met uitstekende communicatie en een proactieve houding. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten tijdig en zorgt dat zaken geregeld worden — ook wanneer de druk toeneemt.

Je beschikt over:

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer op directieniveau
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels
• Sterke organisatorische vaardigheden en prioriteringsvermogen
• Uitstekende kennis van MS Office
• Een afgeronde opleiding Office Management of vergelijkbaar

Persoonlijke eigenschappen:

• Teamspeler die actief kennis deelt
• Initiatiefrijk en meedenkend over procesverbetering
• Integer en zorgvuldig in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• Organisatiesensitief
• Zelfstandig en doortastend
• No-nonsense mentaliteit

Wat bieden wij jou?

• Een uitdagende functie binnen een professionele directieomgeving
• Samenwerking binnen een hecht team
• Ruimte voor procesverbetering en eigen initiatief
• Een werkomgeving waarin professionaliteit en samenwerking centraal staan
• Goede arbeidsvoorwaarden passend bij het niveau van de functie

Enthousiast geworden?

Heb je vragen over de functie of wil je eerst meer informatie? Neem dan contact op met Ismael Oaf via 06 10358530 of via

ismael.oaf@inventiv.nl. Wil je direct solliciteren? Dat kan via het sollicitatieformulier hieronder.

---

Solliciteer direct op deze functie